Hallinto ja talous

Hallinto


Säännöt ja yhdistyslaki

Seura noudattaa toiminnassaan yhdistysrekisterissä olevia seuran sääntöjä sekä yhdistyslakia. Tämä koskee yhdistyksen kokouksia, niiden koollekutsumista, päätösvaltaa, jäsenyyttä ja muita hallinnollisia asioita.

Seuran säännöt löydät täältä http://www.simmis.fi/site/assets/files/1097/stadgar_2013_hss.pdf

Yhdistyksen jäsenkokous

Yhdistyksen jäsenkokous käyttää ylintä päätösvaltaa seurassa. Yhdistyksen sääntömääräisiä kokouksia ovat kevätkokous ja syyskokous. Kevätkokous on pidettävä joka vuosi huhtikuun loppuun mennessä ja syyskokous marraskuun loppuun mennessä.

Hallitus kutsuu yhdistyksen kokouksen koolle viimeistään kaksi (2) viikkoa ennen kokousta annetulla ilmoituksella seuran nettisivuilla. Pääsääntöisesti yhdistyksen kokoukset järjestetään Mäkelänrinteen uintikeskuksen 3 kerroksen kokoustilassa.

Yhdistyksen ylimääräinen jäsenkokous kutsutaan tarvittaessa koolle yhdistyksen sääntöjen mukaisesti (kts säännöt).

Kokouksissa voivat äänivaltaa käyttää seuran 15 vuotta täyttäneet jäsenmaksun toimintavuonna maksaneet jäsenet, ainaisjäsenet sekä kunniajäsenet.

Kevätkokous on pidettävä vuosittain huhtikuussa. Kevätkokouksessa esitellään hallituksen vuosikertomus, tilinpäätös (tuloslaskelma ja tase) sekä tilintarkastajan kertomus ja päätetään vuosikertomuksen sekä tilinpäätöksen vahvistamisesta. Lisäksi kokouksessa päätetään hallituksen vastuuvapaudesta päättyneen tilikauden osalta.

Syyskokouksessa vahvistetaan toimintasuunnitelma ja talousarvio seuraavaksi vuodeksi. Syyskokouksessa myös valitaan hallituksen jäsenet alempana esitetyllä tavalla.

Hallitus ja keskeiset toimihenkilöt

Seuraa johtaa kuuden henkilön muodostama hallitus. Hallitukseen valitaan jäsenet kaksivuotiskaudelle seuran syyskokouksessa. Kolme jäsentä on aina kerrallaan erovuorossa. Jäsenten kausia ei ole rajoitettu. Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan vuosittaisessa järjestäytymiskokouksessaan. Lisäksi valitaan hallituksen varapuheenjohtaja, rahastonhoitaja ja hallituksen sihteeri. Muista hallituksen jäsenten tehtävistä sovitaan erikseen.

Hallitus kokoontuu noin 6-10 kertaa vuodessa. Tarvittaessa pidetään myös kokouksia puhelimitse tai päätetään asioista kokousta kutsumatta kuulleen kaikkia hallituksen jäseniä sähköpostitse.

Hallituksen päätöksistä tiedotetaan asiasta riippuen tarkoituksenmukaisella tavalla, joko suoraan asianosaisia koskien tai yleisemmin koko jäsenistölle seuran nettisivuilla. Hallituksen kokouksen pöytäkirjoja ei julkaista, niiden sisältämien yksittäisiä henkilöitä koskevien henkilökohtaisten tietojen vuoksi.

Hallituksen työstä ja tuloksista kuitenkin pyritään tiedottamaan niin avoimesti kuin mahdollista, esim. talousarvioesitystä tehtäessä ja seuralle maksettavia maksuja (esim. harjoitus- ja kilpailumaksut) kommunikoitaessa hallitus avoimesti esittelee päätösten taustat.

Lisätietoja seuran toimintakäsikirjasta (kts. välilehti toiminta) ja puheenjohtajalta.


Talous


Seura saa tuloja ensisijaisesti harjoitusmaksuista, kurssitoiminnasta, kilpailutoiminnasta sekä julkisista tuista (esim. kaupunki ja Opetus- ja kulttuuriministeriö). Helsingin kaupunki on subventoinut ratamaksuja.

Eri kaupungeissa ja kunnissa uintia koskeva tukipolitiikka vaihtelee, ja tästä syystä uimaseurojen toimintaedellytykset vaihtelevat eri alueilla. Yleisesti voidaan todeta, että ratamaksut ovat korkeita pääkaupunkiseudulla ja Märskyssä. Voidaan odottaa, että kulut nykyisestään kasvavat samalla kun saadun tuen määrä vähenee.

Myös muita apurahoja ja avustuksia pyritään hankkimaan. Rahavirrat muilta yhteistyökumppaneilta, kuten yrityssponsoreilta, ovat satunnaisia ja nimellisiä.

Seuran menot koostuvat pääosin palkoista sekä niihin liittyvistä kuluista ja tilavuokrista (radat, liikuntatilat).

Seura maksaa tällä hetkellä nuorten kilpauimareiden starttimaksut. Leirit, kisamatkat ja niihin liittyvät yöpymiset ja ruoat, samoin valmentajien kisa- ja leirikustannukset jyvitetään osallistuneille uimareille.

Mikäli seura osallistuu kisamatkojen kustannuksiin, priorisoimme kansallisia ja kansainvälisiä arvokilpailuja, mahdollisuuksien mukaan kaksi kansainvälistä kisaa vuosittain.

Taloushallinnossa on yksi puolipäiväinen työntekijä (rahastonhoitaja). Seuran käytössä on Eventilla-järjestelmä maksujen keräämiseen ja valvontaan. Kirjanpitoa hoitaa Tilitoimisto Pieni Taivas Oy.

Kehitystarpeet taloushallinnossa

Reaaliaikainen talousraportointi tulee saada paremmaksi. Keskustelut yhteistyötahojen hinnoittelupolitiikasta tulee saada nykyistä aktiivisemmaksi. Lisäksi etsimme tehokkaammin yhteistyökumppaneita.

Harjoitusmaksut

Harjoitusmaksut tarkistetaan vuosittain elokuussa. Harjoitusmaksut ovat maksettavissa syys- ja kevätkauden osalta kertamaksuna, kaksi kertaa kaudessa maksettavana maksuna tai kuukausittaisina harjoitusmaksuina. Harjoitusmaksut muodostuvat harjoitusmäärien perusteella.

Kaupungin tuet

Kaupunki tukee ratavuoroja ja antaa toiminta-avustusta urheiluseuroille. Kaupungin tukipolitiikka muuttui syksystä 2016 ja se vaikuttaa ratavuorojen tukimäärään ja tuen saannin edellytyksiin sekä hankaloittaa tukien määrän ennakoimista.

Apurahat

Seura anoo vuosittain eri säätiöiltä taloudellista tukea toimintaansa. Vuosina 2013-2015 HSS sai Opetus- ja kulttuuriministeriön tukea nuorten valmennuspäällikön palkkaukseen. Lisäksi seura anoo apurahoja eri säätiöiltä toimintaansa vuosittain.

Yhteistyökumppanit

Helsingin kaupunki, Urheiluhallit, Uimaliitto, Mäkelänrinteen lukio, LYK, kaupungin uimahallit, Pihlajalinna.

Joillakin uimareilla on henkilökohtaisia tukijoita ja heillä on kirjalliset sopimukset yhteistyöstä. Seura etsii jatkuvasti uusia yhteistyökumppaneita.

Varainhankintasuunnitelma ja varainhankinnan periaatteet

  1. Kurssitoimintaa tehostetaan. Pyritään löytämään lisää uimakoulutoimintaan soveltuvaa allastilaa, ja tutkitaan onko nykyistä allastilaa mahdollista käyttää tehokkaammin, esimerkiksi köyttämällä ratoja poikittain.
  2. Tutkitaan mahdollisuutta saada käyttämättömät vuorot paremmin kontrolliin ja sen onnistuessa hyvitystä käyttämättömistä vuoroista.
  3. Seura listaa mahdolliset avustustahot, ja tekee suunnitelman siitä, mihin tarkoitukseen ja milloin ko. tahoilta haetaan avustuksia.
  4. Hallitus hyväksyy kaikki avustushakemukset ja puheenjohtaja allekirjoittaa ne.
  5. Vanhempaintoimikunta koordinoi talkootyön, sponsorirahan, myyjäisten ja arpajaisten käyttöä seuran muun varainhankinnan osalta.
  6. Uintiryhmien sisäistä varainhankintaa voidaan tehdä ryhmän kulujen kattamiseksi edellyttäen, että varat kerätään seuran tilille, niiden käyttö kohdennetaan ryhmän joukkueenjohtajan tai muun ryhmäaktiivin osoittamalla tavalla ryhmän yhteisiin kuluihin, ja ryhmäkohtaisen varainhankinnan tuotoista erikseen sovittava osoitetaan koko seuran hyväksi.